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Q Q：如何在策划管理文件时理解“必要程度”？
发布时间：2020-05-27 作者：广汇联合 来源：广汇联合
大家是否经常听到这样的问题：
我们到底该有多少文件？
标准到底要求有多少文件？
我们现在的文件合适吗？
一般的答案是：根据你们的实际情况，灵活掌握，适合就好？
可怎么样算是适合呢？在什么情况下是必要的呢？
在2015版本的ISO9001标准中，4.4质量管理体系及其过程条款中提到要在必要程度上保持文件化信息，以支持过程运行；保留文件化信息，以证实过程是按策划运行的。
1 回顾文件的作用
在一个组织内，要想让大家的工资高一点，地位高一位，就需要有一定的能力完成自己确定的目标，不管是经营、财务、费用等方面的。做什么，如何做，当然是领导决定了。但是要做好，要完成既定的任务，肯定是所有员工决定的。
那么多员工，一人一个想法，一人一个习惯，要让大家参与进来，产生所谓的凝聚力，沟通当然是主要的环节。哪些是禁止的，哪些是应该的，哪些的关键环节应该如何做，当然是文件发挥作用啦。
文件的作用就是——沟通意图，统一行动
按新的说法是“为过程运行提供支持”，“证实过程是按策划执行的”。
2 如何在策划管理文件时理解“必要程度”
在现实中，如何来选择评价自己单位的文件是否充分适宜呢？如何在策划管理文件时理解“必要程度”呢？
根据文件“沟通意图统一行动”，“为过程运行提供支持，证实过程是按策划执行”的作用来讲，可以试着从以下五个方面进行评判：
2.1 是否影响到符合性
如果没有文件是否会影响到符合性，即没有明文规定或标准，不同的人去做同样的事情，得到的结果是否会符合要求。
比如，如果一个面包房，如果没有配方与工艺，不同的店员或同一店员在不同时间，可能做出来的面包不能符合要求，这时就需要把配方、烘焙温度与时间形成文件定下来，保证符合性。
符合就是满足要求（在标准中，表达要求时用一个词——“应”），包括了产品和服务、活动、过程、绩效等特性或要求。根据符合性，建议所有影响产品和服务特性的要求，要形成文件。如在物业公司管理中，影响业主满意的热线电话的接听流程或标准可以形成文件等。
2.2 是否影响到有效性
如果没有文件是否会影响到过程的有效性（完成策划的活动并等到策划结果的程度）。比如，如果没有明确的进出库货位管理规定，会造成返工，频繁移动库位，仓库利用率低等，无妨做一个制度规定；
2.3 是否影响到效率，包括沟通的效率
如果没有文件，是否会影响内外部沟通的效率（得到的结果与所使用的资源之间的关系）。包括是否会影响到生产效率等。如新员工入职后，人手一份简洁的员工守则的沟通，比集中到会议室空口说上一天的沟通效率可能要好，就把单位的一些通用要求、企业文化做成方便交流的东西。
2.4 是否会影响执行过程的能力
能力，指事物实现输出并使其满足输出要求的本领。要实现组织的目标，需要策划的过程发挥其预设的能力，受到过程的方法、资源、监测等因素影响。比如，如果公司的原料到库房，库房到生产车间，生产车间到包装工序，包装到物流等工序交接的时候没有接收准则；或者公司的员工没有明确的职责权限，对个人有好处时大家都来管，有不利时都不管的情况，就规定好文件，提升执行过程的能力，使之符合预期。
2.5 还要看是否会影响最终的绩效
绩效，可测量的结果。可以与活动、过程、产品、服务、体系或组织管理相关。如怎么样进行工作的检查，多长时间检查，多长时间进行改进及跟踪等，对经营结果有影响的可以形成文件。
综合以上5个方面，即——符合性、有效性、效率、过程能力、绩效，可以确定是否有必要策划、编制、更新与控制文件。
3 有文件后，他的复杂程度如何确定呢？
知道了文件的作用及上述必要程度后，直接按标准中给出的答案就容易理解了。7.5文件化信息总则条款的注解中提出了三个文件复杂程度的影响因素：
根据自己的规模、活动、过程、产品和服务的类型而异。一个10人的单位与2000人的单位文件的形式肯定是不同的；
要根据过程及其相互作用的复杂程度而定。一个只分装化肥的产品与生产化肥的企业的文件也肯定是不同的。
同时也根据人员的能力不同而异。对于大字只识三个的员工，用“之乎者也”是行不通的。
4 要把握新标准中文件的说法，着重理解“控制和维护”
按标准附录A6的说法，作为与其他管理体系标准相一致的共同内容，本标准的文本尽可能与其要求相适应。因此，文件化信息适用于所有的文件要求。
