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Q Q：如何有效实施管理体系的远程审核
发布时间：2020-08-22 作者：广汇联合 来源：广汇联合
远程审核是指当“面对面” 的方式不可能或不希望被采用（沟通）时，通过使用信息和通信技术（ICT）来与受审核方交流、收集审核有关的信息。可使用的ICT工具，通常包括软件和硬件，如智能手机、电脑、摄像机等，常用微信、QQ、Zoom等用于沟通，远程访问客户的资料库等，这里不一一罗列，具体采用何种工具，需要提前与受审核方进行沟通，得到其确认和同意。没有受审核方的同意或授权，远程审核将无法实施。
接下来我们将结合部分审核实践的案例和相关规定，就如何有效地应用ICT技术进行管理体系远程审核，确保审核的有效性，实现与现场审核具有同等效果进行探讨。
一审核策划
应用ICT进行管理体系的远程审核，因审核人员不到客户现场，因此存在多方面的问题，如抽样的准确性、真实性，审核过程中沟通的便捷性、组织协调、信息的安全性，多产品、复杂的过程活动，以及需要跟踪的深入审核等方面均存在较大的风险。因此，做好审核前的策划对确保审核有效性，尤其重要，下面将结合案例进行探讨。
01确认受审核方的基本信息和要求
应用ICT进行远程审核时，应尽可能避免、控制、降低审核风险。因此，实施远程审核前，需要对受审核方的基本信息和要求进行充分了解和沟通，以确定审核的重点难点、不确定因素和风险所在，如质量方面的关键工序、特殊特性、特别要求等，环境和职业健康安全体系行业（EHS）方面对环境、职业健康安全绩效存在影响的关键过程和区域等，以便审核策划、实施时，体现对关键区域或活动分配更多的审核资源，确保审核的充分性，实现审核结果的有效性。
02确认审核工具和受审核方参与人员
远程审核ICT工具的准备确认，尽可能使用受审核方提供的ICT工具实施审核，以确保信息的安全；确认包括用于远程审核方式的选择，所用设施的准备、调试、保密要求的确定等信息，并做好必要的应急预案。另外，为确保审核的真实性，对受审核方参与人员进行提前确认，包括受审核方必要工具的培训等准备情况。各项策划内容都需要体现在审核计划中，视频系统进行视频，文件传阅采用微信等工具加以辅助，审核工具在计划中有得到明确。受审核方的参与人员，包括翻译人员等也需要事先得到确认。
03审核组的准备
审核组的选择，应具备与审核项目中完成应用ICT 审核方法的能力需求相匹配，应掌握客户的信息和通信技术管理知识和信息安全要求及职业操守；另外，需熟悉客户管理体系及过程。在安排审核组成员时，在条件许可的情况下，尽量安排熟悉受审核方的审核人员以减少审核风险。
04审核计划的策划
审核计划中应明示在项目中使用ICT技术审核的范围（具体场所、过程或活动名称）、时间、相应的信息、通信技术和审核人员、技术专家（适用时）等，在制定审核计划时应严格遵守双方约定的信息安全和数据保护措施和规则。为了确保审核有效实施，应要求受审核方就以下事项做好充分的准备（适用时）。
（1）组织目标、过程绩效指标及实现情况。
（2）过程间的接口及相互关系。
（3）可能涉及到的作业指导书、程序、客户要求等。
（4）受审核方应为审核组配备具备应用ICT的技术人员等。
总之，审核计划应得到受审核方的确认。
二审核实施
远程审核的实施，可根据事先策划好的安排，应用现有的ICT技术，在视频中完成首末次会议及签到确认，审核过程中各事项的沟通、确认以及查阅、验证活动等。同时可以综合应用现有的各项信息技术进行资料的传阅、验证 。通过即时的视频监控，关注受审核方的活动处于受控状态，确认其参会人员与前期确认的人员相同，尽可能减少审核风险的发生。在审核过程中，针对过程、部门所涉及到相关内容，如KPI指标、文件、必要的记录等，通过视频展示、确认，应用可使用的传输工作，类似已普及的传输工作如微信、QQ等，完成资料的传阅，进行深入的审核、验证，以确认其实际的落实情况。在远程审核过程中，针对文件、记录等审核信息进行审核、确认，其实际的效果，与在现场的抽样审核基本能实现同等的有效性，这些资料可以实现在视频监控下的拍摄、取证。
针对远程审核面临的审核证据的连贯性、完整性等，可根据策划的安排和约定，在审核过程中与受审核方进行充分的沟通、讲解，让受审核方明白针对这个过程、部门、活动，抽样的需求、要审核的内容，需要准备的信息。如采购需求—需求确认、评审—采购实施—采购产品的验证—入库，一条线索完成审核工作。
针对活动过程中的实际发生环节审核，在应用ICT技术进行远程审核时，相对于实地的现场审核，难度相对较大。审核组为确保审核的真实、可靠，最大程度地还原现场，控制风险。对受审核方的所在区域、厂地的外景（周边状况）、排放出口、主要生产活动区域、关键的生产过程、对环境与职业健康安全存在较大风险的区域进行实景全角度的拍摄（可以视频、图片），以便判断是否存在漏失或死角未纳入审核。针对提供的拍摄材料，结合相关的管理规范、法规及相关方的要求进行审核。对关键工序以及存在高风险的区域，如果无法看清或不能准确判断的情况，须要求受审核方进一步针对该工序、区域的细节进行定向的拍摄、取证，以便深入审核和判断。在抽查组织的控制要求实施情况时，还要抽查其已取得的绩效，此类审核与现场审核无异，通过常规的通讯工具即能实现，包括通过验证视频、图片、相关的记录、文件等。
在具体审核中，如涉及到人员方面的问题，通过抽样，可应用视讯系统对岗位的实际所有者进行询问、了解，包括实际操作的演示视频等加以审核，从审核的实际效果来看，这种拍摄都是在很短的时间内完成，审核有效性基本可得到保障。
现场的拍摄取证过程中，建议安排由专人进行拍摄，审核人员通过视频与岗位的所有者进行交流；如果无法实现现场直接交流，可在拍摄过程中由受审核方的岗位负责人对内容进行解释，审核人员再完成进一步的审核工作。
审核过程中的记录，除常规的记录外，还可包括取样图片、音视频、应用各种ICT工具的截屏/图等均可作为审核的客观证据加以保留，以证明ICT在审核过程被使用的程度。通过远程审核获取的各种信息，需要加以保密处置。
三审核报告及后续改善的跟踪
远程审核报告与现场审核报告的内容相同，报告中就审核的时间、地点、使用的ICT及应用范围等需要加以说明。远程审核报告，需要对审核风险及审核中遇到的可能影响审核结论的不确定因素和（或）障碍加以说明。如ICT存在的信息泄漏、技术的局限、审核的深度、现场的观察不足等。
除此之外，审核报告中，还需要针对为达到审核目的应用ICT对审核有效性和效率贡献和影响等内容进行说明和介绍。如疫情期间避免到境外审核的健康保护、费用节约等。针对审核的不符合情况，也可以采用ICT的方式进行跟踪、验证。尽管ICT技术的快速发展，为远程审核提供了更多的选择，能更加有效辅助和提升审核的有效性，但若要完全取代现场审核，与现场审核实现同等的效果，从目前实施的部分案例来分析，仍然需要不断探索及改进。
